コラム（詳細）｜株式会社ワイ・ビー・シー（YBC）

2023.10.02

システム会社に開発依頼するときの3つのポイント

システム会社と話す前に…

DXという言葉も市民権を得て久しいですが、いざ自社のDXに取り掛かろうとしても自分たちだけではどうにもならないという方も多くいらっしゃるかと思います。
ただパッケージシステムを導入すれば解決するという場合には問題無いのですが、独自の業務が多くパッケージでは対応できない場合には私たちのようなシステム会社に依頼する方法が多く取られています。
そんな時に、「システム会社に何をどう話せばいいのか分からなかった」というお声を頂くことがあります。
そんな方向けに今回はシステム会社に依頼する際に抑えておくべきポイントを３つご紹介します。
一緒に注意点もお伝えしますので、これさえ読めばシステム会社へ依頼するのもばっちりです。

①一番重要！目的もしくは課題を伝える

DX化と言っても、どのような目的をもってDXをするのかでシステムの内容などが大きく変わります。
ただ「DXがしたいんです」とシステム会社に言ったところで、システム会社としてはお客様の業務を深く知っているわけでは無いので、
適当なそれらしいパッケージシステムを紹介され、導入して終わるなんてことも良く聞く話です。
そのような場合には大抵導入したシステムは使われないままとなったり、業務に合わず自身の業務を変えて対応しなければならない等の問題が残ります。

そのようなことを防ぐためにも課題を明確にしましょう。

例えば、このようなものです。
「営業員各自のExcelを集めるのと、そこから加工して会議用の資料を作成するのに2日以上かかることがある。一元管理かつすぐに作成できるようにしたい。」
「社内の承認システムが紙ベースなので、かなり煩雑になっていて無駄な工程が多い。電子化してスムーズにしたい。」

上記の例からお分かりになったかもしれませんが、課題＝お悩みの解決ということでもあります。
自身もしくは自社の業務でアナログ業務が故のお悩みがある場合には、それこそ自社のDXの目的となります。ちょっとした些細なことでも解消すると日々のストレスがなくなったり、業務効率がUPしたりします。

例では解消方法まで書いてありましたが、悩みだけでも十分です。

「出退勤記録がアナログなので、勤怠管理に時間がかかっている」
「日報がExcelでチェックしづらい。」

上記のような悩みだけでも問題ありません。
後はシステム会社の方がヒアリング形式でいろいろと聞き出してくれます。あなたはその質問に答えていくだけで問題ありません。
信頼できるシステム開発会社はあなたの伝えたいことを十分に汲み取り、そのうえで双方にプラスとなる助言をしてくれます。
なお初めてシステム開発会社に依頼する場合1社だけで判断せず、可能な限り２社以上のシステム開発会社に相談することをおすすめします。

注意！
システム会社の中にはパッケージのシステムを売ることを目的としている会社もあります。
此方の話を聞いてくれず、向こうのシステムの紹介ばかりの場合や業務内容を決めてかかってくるような場合には、今回の事例ではあまりおすすめできない会社です。
しっかりとこちらの悩み・業務内容を理解してくれていると感じる企業にお願いするのが良いと思います。

②あれば伝える、予算と期限

必須ではないですが、あった方がスムーズなのは予算と期限です。
もちろん予算があればあるほど全ての要望を叶えられるシステムを開発できますが、そういう訳にもいかないのが現実です。
限られた予算の中で何を優先すれば悩みが解消するのか？現在の業務に支障がないか？などを踏まえたうえでシステムの内容を検討する必要があります。

「この予算では難しいかな？」
「この納期は難しいかな？」等の場合にも素直に相談するのがおすすめです。

「段階的に開発をしましょう」「まずはここだけでもシステム化しましょう」などの提案が出てくるかもしれません。

もちろん初期段階では予算感が分からず予算が出せない場合もあるかと思いますので、そういう場合には無理して算出しなくても問題ありません。
後から予算に合わせて提案内容を絞ることも可能なことが多いです。
システム会社側も情報がないことよりも、相談頂いた方が検討するための情報が増えて様々な案を提示できます。安心して相談してみましょう。

納期も同じです。ここまでに絶対欲しい！があれば、それに間に合うような規模で開発できる範囲を提案してくれるでしょう。

③耳障りのいい言葉にご用心！

当たり前の話ではありますが、耳障りのいいこんな言葉には注意しましょう。

・有名企業が導入している
・これさえあればDX化できる

など、先ほども少し触れましたが、こちらの話を一切聞かずに向こうのシステムの良いところばかりを説明してくるようだと要注意です。

業務に合う/合わないを考えずに提案しているだけの可能性もあります。
もちろん自社の業務にあった使いかたが出来るなら全く問題はありません。
提案は受け入れるのではなく、きちんと自社の業務と合っているか？というのをしっかりと検討しましょう。
もし、よく分からなければ、システム会社にはどんどん質問するのが良いと思います。きちんと業務を考えてくれるシステム会社であれば時間がかかったとしても答えがきちんと返ってくるはずです。

まとめ

システム会社へ依頼する際に気を付ける3つのポイントを紹介しました。
当たり前では？という内容を含まれていたかと思いますが、意外と忘れられがちなところでもあります。
会社選定からDX化の成功と失敗の分かれ道なんて話もあるくらいです。
「なんとなく良い」のではなく、しっかりとあなたの業務や会社にあったシステムを開発してくれる会社を探しましょう。

　記事を書いた人

　株式会社ワイ・ビー・シー
　営業部
　鳥渕