コラム - お役立ち情報

現在、日本では巨大地震や、台風及び線状降水帯などによる水害をはじめ、いつどこで災害に見舞われるかわかりません。
災害時電話やインターネット回線は繋がりにくくなり、情報が錯綜する中で正しい情報収集を行い、従業員及びご家族の安否確認をことが最重要であるのは言うまでもありません。
また、企業が被る被害を最小化し、事業を継続していくことも重要になります。

現状、災害時に備え何かしらの対策をしている企業は約17％だそうです。
今回は従業員の安否確認方法について、システム導入と未導入会社でオペレーションの違いについて確認してみました。


【システム未導入の場合】（例）
1.災害発生時等、従業員に緊急連絡網の順番に連絡（電話/メール）をする　　　　
2.従業員に要件を伝える。（連絡の取れなかった従業員には後ほど再度連絡）
3.従業員より安否情報，被災状況を社内に連絡させる
4.管理者（会社）は状況により被災情報を再度従業員に連絡をする（知らせる）

　※ここで注意しなければならないことは、必要以上に何度も連絡を行わないことです。
　　災害時は一部の場所で停電している場合があり、携帯の充電すらできずに困ってしまっている可能性があります。


【システムを導入済みの場合】（例）
1.災害発生時等に従業員に一斉（又は対象者を絞りこみ）メール（URL付）配信
2.メールを受け取った従業員はメール内のURLを開きWEＢ画面で回答
3.回答情報の集計
4.必要に応じ管理者は回答情報を元にデジタル地図に被災状況を書き込み従業員にも閲覧可能にする

システム化のメリット

・短時間に多くの従業員に連絡（メール）が可能
・WEB回答にすることで、回答項目を絞り込め、従業員の入力負担も軽減できる
・被災情報等はWEB回答でもらえるので、情報を正確に伝えることができる
・被災地情報をWEBで公開することで、従業員がいつでも最新の状況を確認できる
　※ここで注意しなければならないのはシステム化にしても必ずしも従業員から回答があるとは限りません。
　　回答がこない場合の対応方法も決めておく必要があります。

さいごに

企業にとっての安否確認は、従業員の安全確認から、自社の事業継続の可否を判断するため、素早く正確な情報が必要になります。
災害時の対応方法について再度、検討してみてはいかがでしょうか。